Trong công tác văn thư, việc thực hiện đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản không chỉ đảm bảo tính thống nhất mà còn khẳng định giá trị pháp lý của văn bản hành chính. Một trong những thành phần quan trọng nhưng thường xuyên bị nhầm lẫn là mục “Kính gửi”.
Dưới đây là tổng hợp các quy định chuẩn xác căn cứ theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ:
1. Kỹ thuật trình bày mục “Kính gửi”
Về chữ viết: Sử dụng phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 6909:2001.
Định dạng: Từ “Kính gửi” được viết In thường, kiểu chữ Đứng. Sau từ “Kính gửi” phải có dấu hai chấm (:).
Cỡ chữ: Quy định từ 13 đến 14.
Vị trí: Canh lề trái, phía dưới phần trích yếu nội dung văn bản.
2. Quy tắc xác định đối tượng nhận văn bản
– Đối với văn bản gửi một nơi: Tên đối tượng nhận được trình bày trực tiếp trên cùng dòng với từ “Kính gửi”.
– Đối với văn bản gửi nhiều nơi: Tên các đối tượng nhận được trình bày thành các dòng riêng biệt, có gạch đầu dòng (-) phía trước. Kết thúc dòng bằng dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).
Thứ tự ưu tiên: Trong thực tiễn hành chính, đối tượng nhận được liệt kê theo thứ bậc quản lý nhà nước: Cơ quan cấp trên trực tiếp -> Cơ quan ngang hàng -> Các đơn vị trực thuộc/cấp dưới.
3. Lưu ý đối với văn bản điện tử
Văn bản điện tử được phát hành theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP phải đảm bảo đầy đủ các thành phần thể thức tương tự văn bản giấy.
Thông tin tại mục “Kính gửi” phải khớp với các trường dữ liệu (Metadata) trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành để phục vụ việc gửi nhận, xử lý tự động giữa các cơ quan.
Việc nắm vững và áp dụng chuẩn xác Nghị định 30/2020/NĐ-CP là yêu cầu nghiệp vụ bắt buộc, góp phần xây dựng hệ thống văn bản hành chính khoa học, hiện đại và chuyên nghiệp.
Khoa Luật & Quản lý nhà nước, Trường Đại học Thái Bình Dương.
Vững kiến thức – Chắc tương lai